The CCIAG was registered as an association under French Law in 2009. It has the legal status of a French “Association Loi 1901”. It is a non-profit organization. In this section you will find the CCIAG’s by-laws both in English (courtesy translation) and in French.
CCIAG By Laws [in English]
CCIAG Association
Members who adhere to these By-Laws form a French « Association » ruled by Law of July 1st, 1901, its amendments and regulations.
Mission Statement
The Corporate Counsel International Arbitration Group (which shall also present itself under its acronym, “CCIAG”), aims to be the premiere forum to represent the interests and views of corporations in relation to the conduct, practice and scope of international arbitration and other forms of early and alternative dispute resolution as a means of dispute resolution. The CCIAG shall also be a forum within which the members may, in relation with or related to arbitration, share knowledge, meet with their peers to discuss matters of general interest, obtain education and training, and participate in other initiatives and activities. The initiatives and activities of the CCIAG shall have as their common purpose the promotion of higher standards in international arbitration.
Operating Guidelines
1. Organization Name and Duration
– The name of the organization shall be “Corporate Counsel International Arbitration Group” or the “CCIAG”, constituted in accordance with the French law of 1 July 1901 relative to Association Agreements (Loi du 1 juillet 1901 relative au contrat d’association).
– The CCIAG is an organization created for an unlimited duration.
2. Membership
pMembership shall be open to General and Honorary Members.
2.1 General Membership
– Membership in the CCIAG shall be restricted to in-house counsel of companies that are either involved or interested in international arbitration as users, either directly or indirectly.
– Membership is granted in one’s individual capacity.
No entity or associated group of entities (under the common ownership of a single entity with more than 50% direct or indirect control of such entities) shall have more than five (5) members of the CCIAG, except with the permission of the Steering Committee.
– General Members attend Annual Meetings with the right to vote; however, members from the same entity or group of entities (as defined above) shall only have one collective vote.
– To obtain CCIAG General Membership, the Applicant must complete an Application Form and provide a short biography which will be reviewed by the Steering Committee; he/she must pay any membership fee, as determined by the Steering Committee for all members.
2.2 Honorary Membership
– The Steering Committee may, on a case-by-case basis, elect Honorary Members of the CCIAG by majority vote. Such Honorary Members shall have no voting rights in the CCIAG. The Steering Committee shall have the right to revoke an Honorary Membership at any time by a majority vote.
– Notwithstanding the above and as the founder of the CCIAG, Jean-Claude Najar is hereby granted a Honorary Membership with an exceptional right to participate and vote to General Assemblies and to the Steering Committee, as long as he is up to date with his Membership Fees, has not been revoked by the Steering Committee or does not resign from his position.
3. Governance
3.1. Steering Committee
– The Steering Committee establishes and directs the operations of the CCIAG. The Steering Committee shall be comprised of no less than three (3) and no more than ten (10) Steering Committee members including the Chair, the Vice-Chair, the Secretary and the Treasurer.
– Steering Committee members are elected from the General Membership by a majority vote of the General Members present or represented, no quorum being required.
– Steering Committee members shall hold office for three (3) calendar years, and may be re-elected by the General Membership for subsequent one (1) year terms.
– The Steering Committee directs the activities of the Association, follows their performance and reports to the General membership at the Annual Meeting.
– It decides on any change of location. It specifies the annual membership fee, authorizes expenses and any funding as appropriate. It approves the accounts, modifies and updates the By-Laws and as well as the Internal Guidelines as far as necessary, and ensures compliance with all required formalities. It authorizes the Chair to launch any legal action as may be required.
3.2. Chair, Vice-Chair
– The Chair and the Vice-Chair shall be elected by the Steering Committee among its members.
– They shall serve for a term of one (1) year, renewable for a further one (1) one-year term or any longer period, as decided by the Steering Committee.
– The Vice-Chair shall become the Chair upon expiration of the Chair’s term and a new Vice-Chair will be elected by a majority vote of the Steering Committee unless decided to the contrary by the Steering Committee.
– Such election shall take place on a yearly basis and shall take effect on January 1st of the year following the appointment.
– After the term of the Chair has come to an end, he/she shall continue to serve on the Steering Committee until the expiration of his/her Steering Committee term.
– The Chair and the Vice-Chair shall represent the Association vis-à-vis third parties. They may delegate their representation temporarily to a Member via postal mail or electronic mail.
– The Chair shall be in charge of sending notices to the Steering Committee members to convene the meetings, keeping and maintaining records of minutes with the assistance of the Secretary. The original By-Laws and other original documents shall remain in possession of the Chair.
3.3. Secretary
– A Secretary shall be elected among the Steering Committee members in the same manner and for the same periods as the Chair and the Vice-Chair, except as otherwise decided by the Steering Committee.
3.4. Treasurer
– A Treasurer shall be elected among the Steering Committee members in the same manner and for the same periods as the Chair and the Vice-Chair, except as otherwise decided by the Steering Committee.
– The Treasurer shall keep a record of the bank accounts. He shall be in contact with the banks. The Treasurer shall report at least once a year to the Steering Committee.
4. Organization
4.1. Annual Meetings
– The CCIAG shall hold at least one (1) Annual Meeting open to the General Membership, at such times and places as may be determined by the Steering Committee.
– It can also organize Extraordinary Meetings on specific subjects as and when the Steering Committee decides. Extraordinary Meeting can be held by teleconference or by written consultation (post or e-mail), at the Steering Committee’s direction.
– Each Member shall be entitled to bring three (3) colleagues from the entity or group of associated entities it represents. Any additional invitees from the same entity or group requires notification and approval by the Steering Committee.
– A member of the Steering Committee shall announce the date, time and place of the Annual Meeting at least sixty (60) days in advance. Extraordinary Meetings may be called at shorter notice at the discretion of the Steering Committee. Notice may be given by post or e-mail as determined by the Steering Committee. No quorum is required.
– Annual Meetings of General members elect members of the Steering Committee. decisions are made in accordance with the majority of the votes of General members present or represented through a notice of delegation duly submitted to the Chair.
4.2. Steering Committee meetings
– The Steering Committee shall hold Steering Committee meetings at least four (4) times a year, in person, by teleconference or by written consultation (post or e-mail). The time and place of each meeting shall be proposed by the Chair and determined by the Steering Committee. A Steering Committee meeting shall be validly held if attended by a quorum of three (3) Steering Committee members including the Chair.
– If any Steering Committee member does not participate in three (3) consecutive Steering Committee meetings without any explanation, he/she may be replaced on the Steering Committee with another General Member, pursuant to a decision of the Steering Committee.
– In the instance where a Steering Committee member is unable to attend a specific meeting, the Steering Committee member may designate a substitute. The designated substitute shall be of similar experience from within the Steering Committee member’s company, and shall be prepared in advance of the meeting by that Steering Committee member. At the specific meeting, the designated substitute shall be granted full decision-making authority by the absent Steering Committee member.
– Steering Committee decisions and recommendations shall be taken by a majority vote of Steering Committee members or duly empowered substitutes. Minutes shall be validly established and signed by the Chair and any other Member of the Steering Committee. Signatures by fax, scan or electronic are valid.
– All decisions and/or recommendations shall be presented in a Report to the General Membership at a regular Annual Meeting or if necessary at a specially called Annual Meeting.
5. Loss of Membership
The status of General Member, Honorary Member and Steering Committee member may be lost by:
– Resignation:
Any member may, at any time, resign by any means of communication without having to provide explanation. In the event of resignation the member loses his/her membership and is no longer part of the organization.
– Revocation:
The revocation of General membership is decided by the Steering Committee for serious cause or for other cause for Honorary Membership. The concerned member is invited to speak before the Steering Committee to provide an explanation. The revocation results in the loss of membership in the organization.
– Death:
The death of a member shall automatically entail the loss of membership. As membership is granted in one’s individual capacity, it is not transferable.
6. Expenses – Fees
– The costs of operation and organization of Annual Meetings and any other expenses or support specific to the CCIAG, if any, shall be determined and established by the Steering Committee.
– The Steering Committee may also decide to establish an annual fee for membership following a majority vote of the Steering Committee.
– As a general rule, the CCIAG shall not accept financial sponsorship from law firms, legal vendors or other commercial enterprises except in case of decision to the contrary by the Steering Committee.
7. Legal Compliance
– The CCIAG’s activities shall be conducted at all times in strict compliance with all applicable laws, including, without limitation, the relevant competition laws.
8. Internal Guidelines
– Internal Guidelines may be established by the Steering Committee, which must then be approved by General Members, present or represented, at an Annual Meeting.
– Such Internal Guidelines are intended to establish various principles not covered by the By-Laws, notably those related to the internal administration of the organization.
9. Headquarters
– The CCIAG shall have its registered office located in :
57 Rue d’Amsterdam, 75008, Paris, France.
10. Dissolution of the Organization
– The organization may be dissolved by at least a two-thirds vote of General Members present or represented, assembled at an Annual Meeting.
– In case of dissolution, the General Members appoint one or more liquidators, and the assets, if any, shall be assigned in conformity with the provisions of 1901 Law.
11. Amendments to the By-Laws
– The By-Laws may be amended at any time by a majority vote of the Steering Committee.
12. Formalities
– The Chair of the CCIAG, the Vice-Chair, the Secretary and the Treasurer are in charge of all formalities and publication as required by the French Law of July 1st, 1901, its amendments and decrees.
Statuts du CCIAG [in French]
L’Association CCIAG
Les membres qui adhèrent aux présents Statuts se constituent en Association réglementée par la Loi du 1er juillet 1901, ses amendements et décrets.
Objet du CCIAG
Le Corporate Counsel International Arbitration Group (ou “CCIAG”), est un groupe ayant pour objectif de représenter les intérêts et opinions des entreprises en relation avec la gestion, la pratique et le domaine de l’arbitrage international ainsi que d’autres modes alternatifs de résolution des litiges. Le CCIAG est par ailleurs un groupe au sein duquel les membres peuvent, concernant ou en relation avec l’arbitrage, partager des connaissances, rencontrer leurs pairs, discuter de sujets généraux, se former, et participer à d’autres initiatives et activités. Les initiatives et activités du CCIAG ont pour objectif commun l’amélioration des normes dans le domaine de l’arbitrage international.
Fonctionnement du CCIAG
1. Nom et durée de l’association
– L’association est dénommée :
– « Corporate Counsel International Arbitration Group », ou « CCIAG », Association Loi 1er juillet 1901.
– Le CCIAG est une association créée pour une durée illimitée.
2. Adhésion
L’adhésion est ouverte aux Membres Ordinaires et Honoraires.
2.1 Membre Ordinaire
– L’adhésion au CCIAG est réservée aux juristes d’entreprises impliqués dans ou intéressés par l’arbitrage international.
– L’adhésion se fait à titre individuel.
– Il ne peut y avoir plus de cinq (5) juristes pour la même entreprise/entité ou groupe d’entreprises/entités (contrôlé par une entité exerçant un contrôle direct ou indirect sur les entreprises du groupe à plus de 50%) , sauf exception décidée par le Comité Directeur.
– Les Membres Ordinaires participent à l’Assemblée Générale avec droit de vote ; toutefois, les membres d’une même entreprise/entité (comme défini plus haut) ne disposent collectivement que d’une (1) seule voix.
– Pour devenir Membre Ordinaire du CCIAG, le postulant doit compléter un formulaire d’adhésion et fournir une courte biographie qui seront soumis au Comité Directeur ; il doit s’acquitter de toute cotisation déterminée par le Comité Directeur.
2.2. Membre Honoraire
– Le Comité Directeur peut, au cas par cas, élire des Membres Honoraires du CCIAG par un vote à la majorité simple. Les Membres Honoraires n’ont pas de droit de vote au sein du CCIAG. A tout moment le Comité peut révoquer un Membre Honoraire par un vote à la majorité simple.
– A titre d’exception à ce principe et en sa qualité de Fondateur du CCIAG, Jean-Claude Najar est élu Membre Honoraire avec droit exceptionnel de participer et de voter aux Assemblées Générales et au Comité Directeur tant qu’il est à jour de ses cotisations, qu’il n’est pas révoqué ou qu’il ne démissionne pas.
3. Gouvernance
3.1. Le Comité Directeur
– Le Comité Directeur établit les règles de fonctionnement du CCIAG. Il est composé d’un minimum de trois (3) et d’un maximum de dix (10) membres dont le Président, le Vice-Président, un Secrétaire et/ou un Trésorier.
– Les Membres du Comité Directeur sont élus parmi les Membres Ordinaires par un vote à la majorité simple des Membres Ordinaires présents ou représentés ; aucun quorum n’est requis.
– Les Membres du Comité Directeur ont un mandat d’une durée de trois (3) années civiles, renouvelable pour des périodes successives d’une (1) année civile sur décision des Membres Ordinaires.
– Le Comité Directeur dirige les activités de l’Association, en assure le suivi et en rend compte aux Membres Ordinaires à la Réunion Annuelle.
– Il décide de tout transfert de siège. Il fixe le montant de la cotisation annuelle, autorise les dépenses et toute réception de fonds le cas échéant. Il approuve les comptes, modifie et met à jour les Statuts et le Règlement Intérieur autant que nécessaire, et accomplit toutes formalités. Il autorise si nécessaire le Président à ester en justice.
3.2. Le Président et Le Vice-Président
– Le Président et le Vice-Président sont élus par le Comité Directeur parmi ses membres.
– Leur mandat est de un (1) an, renouvelable une (1) fois. La durée de leur mandat renouvelé peut cependant être prolongée sur décision du Comité Directeur.
– Une fois le mandat arrivé à son terme, le Vice-Président devient Président et un nouveau Vice-Président est élu à la majorité simple des votes des membres du Comité Directeur, sauf décision contraire du Comité Directeur.
– Cette élection a lieu chaque année et le mandat prend effet au 1er janvier de l’année suivante.
– Une fois le mandat du Président arrivé à son terme, il/elle demeure membre du Comité Directeur jusqu’à l’expiration de son mandat de Membre du Comité Directeur.
– Le Président et le Vice-Président assurent la représentation de l’Association vis à vis des tiers. Ils peuvent déléguer cette représentation à un Membre de façon temporaire, par courrier ou courriel.
– Le Président organise les réunions du Comité Directeur. Avec l’aide du Secrétaire, il rédige et conserve les comptes rendus des réunions du Comité Directeur. Il assure la conservation des originaux des statuts et autres documents officiels.
3.3. Le Secrétaire
– Un Secrétaire est élu parmi les membres du Comité dans les mêmes conditions et pour les mêmes périodes que le Président et le Vice-Président.
3.4. Le Trésorier
– Un Trésorier est élu parmi les membres du Comité dans les mêmes conditions et pour les mêmes périodes que le Président et le Vice-Président.
– Le Trésorier assure la tenue des comptes et en rend compte une (1) fois par an au Comité Directeur. Il est le point de contact avec les banques.
4. Organisation
4.1. Réunions Annuelles et Réunions extraordinaires
– Le CCIAG doit organiser au moins une (1) Réunion Annuelle ouverte aux Membres Ordinaires, à des lieux et dates déterminés par le Comité.
– Il peut organiser une Réunion Annuelle extraordinaire sur un sujet spécifique sur décision du Comité Directeur. La Réunion Annuelle extraordinaire peut être tenue par téléconférence ou consultation écrite (courrier ou e-mail), suivant les décisions du Comité Directeur.
– Chaque Membre peut être accompagné de trois (3) membres de son entreprise. La participation de membres de la même entreprise au-delà de trois est possible sous réserve de la notification et de l’approbation du Comité : en cas d’approbation, les droits de vote des Membres d’une même entité/entreprise ou d’un même groupe d’entités/entreprises sont limités à trois voix quelque soit le nombre des personnes présentes.
– La date, l’heure et le lieu de la Réunion Annuelle sont notifiés par un Membre du Comité au moins soixante (60) jours à l’avance. Aucun quorum n’est requis.
– Des réunions extraordinaires peuvent également être organisées à tout moment, à la discrétion du Comité Directeur. Elles peuvent être sujettes à un délais de notification écourté.
– Les notifications aux Membres se font par voie postale ou électronique.
– La Réunion Annuelle des Membres Ordinaires élit les membres du Comité Directeur. Les décisions sont prises à la majorité simple des Membres Ordinaires présentés ou représentés par pouvoir écrit remis au Président.
4.2. Réunions du Comité Directeur
– Le Comité se réunit au moins quatre (4) fois par an, en personne, par téléconférence, ou par consultation écrite (courrier ou e-mail). Les lieux et dates de chaque Réunion sont proposées par le Président et fixées par le Comité. Une Réunion du Comité est tenue régulièrement lorsque est présent un quorum de trois (3) Membres du Comité dont le Président.
– Si un Membre du Comité ne participe pas à trois (3) Réunions consécutives du Comité sans excuse, il/elle pourra être remplacé(e) par un autre Membre Ordinaire, par décision du Comité Directeur.
– Dans le cas ou un Membre du Comité serait dans l’incapacité d’assister à une Réunion, il peut désigner un remplaçant. Celui-ci devra avoir une expérience équivalente dans l’entreprise du Membre du Comité absent et devra être préparé à l’avance à la Réunion par celui-ci. Le remplaçant désigné pour une Réunion spécifique se verra accorder le pouvoir d’y prendre des décisions en lieu et place du Membre remplacé.
– Les décisions et recommandations du Comité sont prises par un vote à la majorité simple des Membres du Comité, ou par des remplaçants dûment autorisés. Le procès-verbal des décisions est établi et signé par le Président et tout autre membre du Comité Directeur. Les signatures par fax, scan ou électroniques sont valables.
– Toute décision et/ou recommandation doit être présentée dans un Rapport de présentation aux Membres Ordinaires à une Réunion Annuelle régulière ou si nécessaire lors d’une Réunion Annuelle spécialement organisée à cet effet.
5. Perte de la qualité de membre
La qualité de Membre Ordinaire, Membre Honoraire, Membre du Comité Directeur se perd par :
– Démission :
Tout membre peut, à tout moment, démissionner par tout moyen de communication et sans avoir à justifier d’un quelconque motif. En cas de démission il y a perte du statut de membre : le membre ne fait plus partie de l’association.
– Révocation :
La révocation d’un Membre Ordinaire est prononcée par le Comité pour motif grave ou pour autre motif pour un Membre Honoraire. Le membre concerné est invité à s’exprimer devant le Comité afin de fournir des explications. La révocation entraîne la perte du statut de membre de l’association.
– Décès :
Le décès d’un membre entraîne la perte de la qualité de membre qui, étant strictement personnelle, ne se transmet point.
6. Frais – Cotisations
– Les frais de fonctionnement et d’organisation des Réunions Annuelles ainsi que tout autre frais ou support propre au CCIAG, s’il y en a, doivent être déterminés et établis par le Comité Directeur.
– Celui-ci une décision peut décider d’établir une cotisation annuelle, par une prise à la majorité simple de ses Membres.
– De manière générale, le CCIAG n’accepte pas de sponsoring de cabinets d’avocats, de professionnels du droit ou de toute autre entreprise commerciale, sauf décision contraire du Comité Directeur.
7. Conformité au droit
– Les activités du CCIAG sont conduites à tout moment dans la plus stricte conformité aux lois en vigueur, ceci incluant, sans limitation, les lois relatives à la concurrence.
8. Règlement intérieur
– Un règlement intérieur peut être établi par le Comité Directeur, qui dans ce cas doit le faire approuver par les Membres Ordinaires présents ou représentés lors d’une Réunion Annuelle.
– Ce règlement, interne, est destiné à régler les divers points non prévus par les Statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.
9. Siège de l’association
– L’association CCIAG est domiciliée au :
57 Rue d’Amsterdam, 75008 Paris, France.
10. Dissolution de l’association
– L’association peut être dissoute par les deux tiers au moins des Membres présents ou représentés rassemblés lors d’une Réunion Annuelle.
– En cas de dissolution un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par ceux-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément aux dispositions de la Loi de 1901.
11. Amendements
– Les présents statuts peuvent être amendés à tout moment par un vote à la majorité simple des Membres du Comité Directeur.
12. Formalités
– Le Président de l’Association CCIAG, le Vice-Président, le Secrétaire et le Trésorier sont chargés d’accomplir toutes formalités et déclarations requises pour la Loi du 1er juillet 1901, ses amendements et décrets d’application.